Modalità di tenuta e conservazione dei registri fiscali
Fisco
L'Agenzia delle Entrate con la risposta a interpello n. 236 del 9 aprile 2021 – allegata alla presente - ha fornito chiarimenti con riferimento alla tenuta e conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti.
L'art. 12-octies del decreto Crescita, aggiunto dalla legge di conversione n. 58/2019, ha modificato l'art. 7, comma 4-quater del D.L. n. 357/1994.
Tale comma prevede che “la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.
Con la risposta in oggetto l’Agenzia delle entrate ha approfondito il tema della tenuta e conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti (es. libro giornale, libro degli inventari, scritture ausiliarie di magazzino; registro dei beni ammortizzabili; registri Iva) rispondendo ad un’impresa che chiedeva chiarimenti sulla richiamata semplificazione introdotta con l’articolo 12-octies sopra riportato.
Secondo l’istante la semplificazione in argomento gli consentirebbe di poter conservare nei propri archivi elettronici i libri ed i registri fiscalmente rilevanti, senza effettuare la conservazione sostitutiva degli stessi, ossia senza apporre la marcatura temporale e la firma digitale, garantendo in sede di controllo la stampa in presenza e su richiesta dei verificatori.
L’Agenzia purtroppo non condivide il parere del contribuente evidenziando che la tenuta e la conservazione dei documenti restano concetti ed adempimenti distinti.
Pertanto, i documenti fiscalmente rilevanti tenuti in formato elettronico:
1. ai fini della loro regolarità, non vanno obbligatoriamente stampati sino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
2. entro tale momento (terzo/sesto mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) vanno comunque posti in conservazione sostitutiva nel rispetto del citato D.M. 17 giugno 2014 e, quindi, anche del codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005) e dei relativi provvedimenti attuativi ai quali lo stesso decreto rinvia, laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati) in caso contrario.
