Informiamo le Aziende associate che, con avviso pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 148 del 27 giugno 2022, è stato confermato che dal 1° luglio 2022 è operativo il nuovo sistema di E-licensing per lo svolgimento in modalità esclusivamente elettronica dei procedimenti autorizzativi nei settori di competenza dell'Autorità nazionale-UAMA.

Il nuovo sistema di E-licensing è accessibile tramite il sito istituzionale dedicato https://webgate.ec.europa.eu/frontoffice.

Al fine di preparare la generalità degli operatori all'avvio del nuovo sistema, l'Autorità nazionale ha diramato alcune indicazioni necessarie per l'accesso nel sistema digitale medesimo e per il suo utilizzo.

In particolare, nel comunicato tecnico UAMA del 6 giugno 2022, è evidenziato che la struttura del nuovo sistema di E-licensing consente l'invio di un'istanza di autorizzazione unicamente agli esportatori che si siano previamente registrati al sistema.

La procedura di registrazione è articolata in tre fasi:

1.    Identificazione dell'esportatore sul portale dell'Unione europea (EU login, anche detta identificazione ECAS), tramite il sito https://webgate.ec.europa.eu/cas/. Sul punto, l'Autorità ha precisato che, "con riferimento all'E-licensing, il termine "esportatore" indica esclusivamente il legale rappresentante di una società esportatrice".

2.    Iscrizione al sistema di E-licensing come "esportatore ufficialmente riconosciuto dal sistema". Per presentare tale richiesta, è necessario aver previamente effettuato l'accesso al sistema con le credenziali personali UE di cui al punto 1). Sotto il profilo procedurale, l'Autorità precisa che, a supporto della richiesta d'iscrizione, sarà "necessario fornire le informazioni richieste e la documentazione relativa alla società (es. visura camerale, profilo societario, volume di affari, settore d'operatività, etc.) nonché i documenti personali identificativi del legale rappresentante. Qualora il legale rappresentante di una società non coincida con la persona designata dal medesimo per la firma delle istanze d'esportazione (per es. nel caso di un suo delegato con potere di firma), la richiesta d'iscrizione potrà essere presentata dal dirigente societario a tale scopo delegato, allegando una procura legale ad hoc oppure la visura camerale, con cura di indicare chiaramente la previsione all'interno di tale documento del potere di firma attribuito dal legale rappresentante".

3.    Ricezione della conferma di avvenuta iscrizione al sistema, tramite apposita e-mail inviata al richiedente. Una volta ricevuta tale conferma, la persona fisica iscritta al sistema di E-licensing come "esportatore ufficialmente riconosciuto dal sistema" potrà eventualmente procedere all'iscrizione al sistema anche di propri collaboratori interni, o procuratori esterni, alla società, "deputati alla preparazione e inoltro delle istanze".

Il comunicato tecnico del 6 giugno u.s illustra anche le principali novità delle istanze di autorizzazione in formato digitale, conferma la tempistica per la conclusione dell'istruttoria relativa alle istanze stesse (180 giorni: v. art. 5, comma 2, D.Lgs. n. 221 del 2017) e rende noto che, ai fini del corretto utilizzo del portale di E-licensing, gli utenti possono consultare il relativo manuale d'uso (in fase di traduzione in italiano) e rivolgersi al servizio di Help Desk di prossima istituzione.

Con successivo comunicato pubblicato il 21 giugno 2022, l'Autorità nazionale ha fornito taluni chiarimenti in merito agli EUS (End User Statement) e agli EUC (End User Certificate), precisando che, dal 1° luglio 2022, è d'obbligo per gli esportatori acquisire sempre e conservare l'originale di entrambi i documenti, che UAMA si riserva di richiedere in determinati casi. La versione digitale degli EUS e degli EUC, invece, deve essere inoltrata tramite il sistema di E-licensing unitamente alla documentazione di corredo delle richieste di autorizzazione all'esportazione. Con specifico riferimento agli End User Certificate firmati digitalmente, provenienti da Paesi in cui la firma digitale è regolamentata e in linea con la normativa italiana, l'Autorità nazionale precisa che tali documenti potranno essere accettati, pur con riserva di effettuare eventuali ulteriori verifiche sulla documentazione in questione.

Infine, con il comunicato tecnico UAMA del 23 giugno 2022, sono state fornite ulteriori indicazioni in merito al doppio fattore di autenticazione (username e password dell'utente + codice ricevuto sul proprio cellulare) richiesto per entrare nel sistema di E-licensing.

Sotto il profilo transitorio, nel comunicato è anche chiarito che eventuali richieste di modifica a licenze ottenute dall'Autorità nazionale-UAMA prima dell'entrata in funzione dell'Elicensing – e, dunque, emesse in cartaceo – dovranno essere inoltrate all'Autorità medesima tramite PEC. Anche le relative lettere di risposta, contenenti l'assenso alle modifiche riguardanti tali licenze, saranno ugualmente redatte su supporto cartaceo. Sul punto, l'Autorità aggiunge che, per motivi tecnici, richieste di modifica o proroga di licenze su E-licensing saranno possibili solo per autorizzazioni concesse attraverso lo stesso mezzo.

L’Ufficio Economico della scrivente resta a disposizione per ogni eventuale chiarimento necessario